Một quán cafe đông khách chưa chắc đã vận hành hiệu quả

Buổi sáng tại một quán cafe ở TP.HCM. Khách đến liên tục, nhân viên ghi order không kịp, barista pha chế trong áp lực, có ly ra sai topping, có khách chờ quá lâu rồi bỏ đi. Doanh thu có vẻ cao, nhưng cuối ngày chủ quán vẫn băn khoăn: “Vì sao đông khách mà lợi nhuận không như mong đợi?”

Đây là tình trạng mà rất nhiều quán cafe gặp phải, đặc biệt là:

• Quán cafe mang đi

• Quán cafe sân vườn – ngồi lâu

• Quán cafe khu văn phòng

• Chuỗi cafe quy mô vừa và nhỏ

Vấn đề không nằm ở chất lượng đồ uống, mà nằm ở quy trình order và quản lý vận hành. Và đó chính là lúc dịch vụ cung cấp phần mềm order quán cafe phát huy giá trị thực sự.

Phần mềm order quán cafe là gì?

Phần mềm order quán cafe là hệ thống giúp số hóa toàn bộ quy trình bán hàng, từ lúc khách gọi món đến khi thanh toán và báo cáo doanh thu.

Một hệ thống phần mềm order thường bao gồm:

• Giao diện order cho nhân viên hoặc khách

• Tự động chuyển order xuống quầy pha chế

• Quản lý hóa đơn – thanh toán

• Báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Phần mềm có thể triển khai linh hoạt:

• Nhân viên order bằng điện thoại/máy POS

• Khách tự order bằng QR code tại bàn

• Order tại quầy – order mang đi

Điểm quan trọng nhất là: giảm phụ thuộc vào con người và tăng tính chính xác trong vận hành.

Những khó khăn quán cafe thường gặp khi chưa dùng phần mềm order

1. Order nhầm – sai – thiếu

Giờ cao điểm buổi sáng hoặc cuối tuần, chỉ cần:

• Nhầm size ly

• Thiếu topping

• Ghi sai bàn

là trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng ngay lập tức.

2. Phục vụ chậm – mất khách

Khách cafe thường không kiên nhẫn chờ lâu. Chỉ cần vài phút chậm trễ, họ có thể:

• Phàn nàn

• Không quay lại

• Đánh giá thấp trên Google Maps

3. Doanh thu khó kiểm soát

Nhiều chủ quán không nắm rõ:

• Mỗi ngày bán bao nhiêu ly

• Món nào bán chạy

• Ca nào hiệu quả, ca nào thất thoát

Quản lý bằng cảm tính khiến quán khó tối ưu chi phí và lợi nhuận.

Dịch vụ cung cấp phần mềm order quán cafe mang lại lợi ích gì?

Tăng tốc độ phục vụ

Order được gửi trực tiếp xuống quầy pha chế, không cần truyền đạt bằng lời. Nhân viên giảm chạy qua chạy lại, barista tập trung pha chế.

Giảm sai sót trong pha chế

Mỗi order hiển thị rõ:

• Tên món

• Size ly

• Topping

• Ghi chú đặc biệt

Giúp pha chế đúng ngay từ đầu, hạn chế làm lại.

Minh bạch doanh thu

Chủ quán có thể:

• Xem doanh thu theo ngày, theo ca

• Theo dõi số lượng ly bán ra

• Đối soát tiền mặt – chuyển khoản

Quản lý từ xa

Dù không có mặt tại quán, chủ vẫn nắm được tình hình hoạt động thông qua hệ thống báo cáo.

Vì sao quán cafe tại TP.HCM cần phần mềm order hơn bao giờ hết?

TP.HCM là thị trường cafe cạnh tranh khốc liệt:

• Quán mới mở liên tục

• Khách hàng có nhiều lựa chọn

• Xu hướng thay đổi nhanh

Trong môi trường đó, quán cafe muốn tồn tại lâu dài cần:

• Phục vụ nhanh và ổn định

• Trải nghiệm khách hàng đồng đều

• Quy trình vận hành bài bản

Phần mềm order giúp quán chuẩn hóa quy trình, hạn chế phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của từng nhân viên.

Xu hướng kết hợp phần mềm order và camera quan sát

Khi đã có phần mềm order, nhiều chủ quán cafe bắt đầu quan tâm đến quản lý thực tế tại quán.

Camera quan sát giúp:

• Theo dõi quy trình phục vụ

• Kiểm tra thời gian pha chế

• Đối soát khi có phản ánh từ khách

Khi kết hợp phần mềm order + camera, chủ quán có:

• Dữ liệu bán hàng rõ ràng

• Hình ảnh thực tế tại quán

• Quản lý minh bạch và khách quan

Đây là xu hướng đang được nhiều quán cafe tại TP.HCM áp dụng để vận hành hiệu quả hơn.

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ cung cấp phần mềm order quán cafe

✔ Phù hợp mô hình quán

Mỗi quán cafe có đặc thù riêng, phần mềm cần linh hoạt theo:

• Cafe mang đi

• Cafe ngồi lâu

• Cafe chuỗi

✔ Dễ sử dụng

Nhân viên mới có thể làm quen nhanh trong 1–2 ngày, không gây gián đoạn bán hàng.

✔ Hoạt động ổn định giờ cao điểm

Phần mềm phải chạy mượt khi quán đông khách, đặc biệt vào buổi sáng và cuối tuần.

✔ Có hỗ trợ kỹ thuật lâu dài

Hỗ trợ kịp thời giúp quán yên tâm vận hành.

✔ Khả năng mở rộng

• Kết nối máy in

• Thiết bị mạng

• Camera quan sát

• Quản lý nhiều chi nhánh

Thực tế triển khai: chủ quán cafe không còn chọn “rẻ nhất”

Nhiều chủ quán cafe chia sẻ:

“Phần mềm rẻ nhưng hay lỗi thì còn tốn kém hơn.”

Điều họ quan tâm là:

• Độ ổn định lâu dài

• Phù hợp quy mô quán

• Có thể dùng nhiều năm

Vì vậy, các đơn vị có kinh nghiệm cả phần mềm order, thiết bị mạng và camera thường được ưu tiên lựa chọn.

Một giải pháp quen thuộc với nhiều quán cafe tại TP.HCM

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp vận hành, Công Ty TNHH TM-DV Đầu Tư An Thành Phát là đơn vị được nhiều quán cafe tại TP.HCM tin tưởng.

Với kinh nghiệm triển khai:

• Phần mềm order quán cafe

• Camera quan sát

• Thiết bị mạng – hạ tầng vận hành

An Thành Phát thường tư vấn theo hướng:

• Phù hợp quy mô thực tế

• Dễ sử dụng cho nhân viên

• Có thể mở rộng khi quán phát triển

Cách tiếp cận này giúp quán cafe vận hành ổn định ngay từ đầu và phát triển bền vững về sau.

Lợi ích dài hạn khi đầu tư phần mềm order quán cafe

• Chuẩn hóa quy trình bán hàng

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Giảm thất thoát

• Quản lý minh bạch

• Dễ mở rộng chuỗi

Kết luận

Dịch vụ cung cấp phần mềm order quán cafe không chỉ là giải pháp công nghệ, mà là nền tảng vận hành hiện đại giúp quán:

• Phục vụ nhanh hơn

• Bán hàng hiệu quả hơn

• Quản lý dễ dàng hơn

Khi được triển khai đúng cách và kết hợp cùng hạ tầng phù hợp, phần mềm order giúp quán cafe vận hành mượt – giữ chân khách – phát triển bền vững.

Thông tin đơn vị cung cấp giải pháp

CÔNG TY TNHH TM-DV ĐẦU TƯ AN THÀNH PHÁT

• Chuyên cung cấp & lắp đặt: camera quan sát, thiết bị báo động, báo cháy, máy chấm công, thiết bị mạng, phần mềm order, …

• Trụ sở: 51 Lũy Bán Bích, Phường Phú Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

• Hotline tư vấn: 0938.11.23.99

• Chi nhánh: 445/38 Tân Hòa Đông, Phường Bình Trị Đông, TP. Hồ Chí Minh

• Tư vấn kỹ thuật: 0906.855.330

• Tư vấn mua hàng: 0902.452.577

• Hotline CSKH: (028) 6688.4949